کمیته راهبری سیستم جامع دریایی

مقدمه :

با توجه به اهمیت پروژه و به‌منظوراطمینان از راه‌اندازی و عملیاتی سازی سیستم جامع دریایی در بنادر و سازمان مرکزی و لزوم پاسخگویی به ابهامات و مسایل مربوط به کسب و کار (business) حین فعالیت گروه‌های استقرار، لازم است گروهی از مدیران و کارشناسان خبره حوزه دریایی ضمن اشراف کامل بر صحت کار گروه های درگیر در بنادر و سازمان مرکزی، در مواقعی که عملیات نصب و راه اندازی سیستم با اشکال یا تاخیر مواجه گردد یا در فرآیندهای دیده شده تغییرات یا اشتباه یا مغایرتهایی ملاحظه می‌گردد، ضمن دخالت و دستور رفع در حوزه فعالیت کاری خود، نسبت به ارائه موضوع در جلسات منظم کمیته راهبری و اتخاذ تصمیم مقتضی از طریق اجماع اقدام نمایند.

لذا به‌منظور تسهیل و تسریع در روند اجرایی نمودن پروژه، توسط بالاترین مقام دریایی سازمان نسبت به تشکیل این کمیته با ترکیب و شرح وظایف مشخص، اقدام صورت گرفته و احکام همه اعضا به نحوی که توضیح آن رفت صادر و به ایشان ابلاغ گردیده‌است.

تعاریف:

رئیس کمیته:             بالاترین مقام دریایی سازمان بنادرودریانوردی است که به‌عنوان حامی اصلی کمیته، نظارت عالیه بر مصوبات و
تصمیمات کمیته راهبری را بر عهده دارد.

نائب رئیس کمیته:       به ‌انتخاب رئیس کمیته منصوب می‌گردد و در نبود رئیس کمیته، وظیفه نظارت و حسن برگزاری جلسات و انجام مصوبات کمیته را دارد

دبیر کمیته:               بعنوان بالاترین مقام انفورماتیک سازمان بنادر و دریانوردی (مدیرکل آمار و فناوری اطلاعات) بعنوان بازوی هماهنگ کننده زیربخش‌های دریایی و انفورماتیک بنادر و سازمان مرکزی وظیفه برگزاری جلسات، تدوین و پیگیری مصوبات کمیته و ارائه گزارشات به اعضا را برعهده دارد.

اعضای کمیته:            مدیران کل معاونت امور دریایی سازمان بنادر و دریانوردی، معاونان دریایی و بندری بنادر شمال و جنوب، برخی رؤسای ادارات و برخی کارشناسان خبره درگیر در پروژه (همگی بر اساس احکام انتصاب صادره) هستند.

کارشناس خبره دریایی: کارشناسان یا روسای اداراتی در مرکز که ضمن آشنایی و درگیری کامل با پروژه سیستم جامع دریایی در حوزه های ۱۲ گانه پروژه مذکور، مسؤولیت بررسی و اعلام نظر کارشناسی در خصوص موارد اعلامی در جلسات کمیته راهبری در رابطه با هریک از زیر سیستم ها را بعهده خواهند داشت.

کمیته اجرایی بنادر:     در هر بندر کمیته‌ای است متشکل از اعضای کمیته تخصصی (کاربران) و کمیته فنی (انفورماتیک) به‌ریاست معاون دریایی و بندری آن بندر.

اهداف کمیته راهبری :

کمیته راهبری سیستم جامع دریایی براساس نیازمندی پروژه و به تشخیص مقامات دریایی و انفورماتیک سازمان بعنوان پشتوانه ای مدیریتی برای اجرای هرچه بهتر و صحیحتر سیستم در همه بنادر و سازمان مرکزی تشکیل و با توجه به وجود و تشکیل کمیته های کاربری و استقرار بنادر با توجه ویژه به موضوع عملیاتی نمودن هر جه سریعتر سیستم، اهداف کلی ذیل را مد نظر قرار می‌دهد:

1. تصویب و صحه گذاری تغییرات فرایندی
2. تعیین و ابلاغ استراتژی‌های عملیاتی‌سازی در بنادرو سازمان مرکزی
3. سازماندهی گروهها و روشهای اجرایی در بنادر
4. سیاستگذاری و تصمیم‌گیری درباره روشهای انطباق عملیات اجرایی با روشهای صحیح فرایندی موجود در سیستم جامع دریایی
5. پایش و اندازه‌گیری دائمی میزان پیشرفت پروژه در سازمان و بنادر

شرح وظایف دبیرخانه کمیته:

• مدیریت برگزاری جلسات کمیته راهبری
• تنظیم و ارسال صورتجلسه و مصوبات کمیته راهبری به کلیه اعضاء کمیته.
• دریافت، تدوین و تهیه گزارشهای عملکردی کمیته
• پیگیری اجرای مصوبات کمیته راهبری
• تهیه و بروزرسانی آیین‌نامه داخلی کمیته راهبری در صورت لزوم

وظایف و تعهدات کمیته اجرایی بنادر:

• تشکیل و مدیریت کمیته های استقرار محلی به نمایندگی از سوی معاون دریایی و بندریِ بندرمربوطه و تسهیل امور مربوط به استقرار و راه اندازی سیستم وابلاغ توافقات و تصمیمات کمیته استقرار
• اعلام و ابلاغ مصوبات و نظرات، اشکالات، نیازمندیهای کاربری و فنی بندر به مراجع ذیربط
• هماهنگی و ارتباط مستقیم با کمیته های استقرار محلی بنادر دیگر و تیم های اعزامی
• هماهنگی بین عوامل دریایی و انفورماتیک بنادر در خصوص سیستم جامع دریایی
• همکاری با دبیرخانه کمیته راهبری جهت ایجاد یکپارچگی و یکنواختی بین فرآورده‌های پروژه در چارچوب مشخصات فنی پروژه
• ارائه اطلاعات درخواستی به دبیرخانه یا مدیریت پرو‍ژه ناظر در ظرف مدت تعیین شده در چارچوب قرارداد یا توافقات حاصل شده در جلسات
• تأمین امکانات و خدمات دفتری و اداری مورد نیاز کارشناسان پیمانکار و ناظر و مدیر پروژه در زمان استقرار
  در حد متعارف
• دریافت فرآورده‌های مراحل مختلف پیمان، بررسی و اعلام نظر در مورد کفایت موضوعات و مسائل تخصصی محیط کاربر
• انجام تست پذیرش (محتوایی) سیستم و اعلام اشکالات آن با همکاری مدیریت پروژه ومشارکت در تحویل موقت و اجرای سیستم‌های طراحی شده در بنادر متبوع

نحوه تشکیل جلسات :

کمیته راهبری بطور عادی هر ماه یک‌بار با اطلاع قبلی و در صورت نیاز در هر زمان دیگری طی دعوت رئیس یا دبیر کمیته تشکیل جلسه می‌دهد.

در هر جلسه باید تاریخ و ساعت تشکیل جلسه با قید دستور کار جلسه و شرح مختصری از موضوعات مورد بحث صورتجلسه قید گردد.

تصمیمات جلسه کمیته بعد از ابلاغ دبیر کمیته رسمیت خواهد یافت

تنظیم دستور کار جلسه

دبیر کمیته مسؤولیت تنظیم دستور کار جلسات را بر عهده دارد.

چارچوب دستور کار هر جلسه قبل از شروع جلسه توسط دبیر کمیته ابلاغ می گردد.

تنظیم صورتجلسات کمیته:

صورتجلسات باید در قالب فرم «صورتجلسه » تنظیم گردد و حداقل شامل موارد زیر باشد:

• محل، تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه
• فهرست حاضرین و غائبین جلسه
• خلاصه گفتگوها و موضوعات جلسه
• موضوعات دستور کار جلسه
• تصمیمات اتخاذ شده، مسئول پیگیری و مدت زمان تعیین شده جهت پیگیری
• نتایج پیگیری اقدامات انجام شده طبق مصوبات جلسه وموارد تحقق نیافته مصوبات جلسات قبلی و علل عدم تحقق آن و تصمیمات جدید اتخاذ شده
• یک نسخه از تمام مستندات و صورت جلسات بهمراه سایر اطلاعات موردنیاز در “زیر سیستم مدیریت دانش” که بر روی سایت سازمان به آدرسPSO.IR ( 172.16.3.93) یا از طریقVPN به آدرس ۱۰.۰.۱۴۴.۲۰ و اینترنت به آدرس ۲۱۷.۲۱۸.۱۵.۹۰ قابل دستیابی خواهد بود.
• کلیه نظرات و مشکلات از طریق سایت مذکور قابل انتقال به مبادی ذی‌ربط جهت بررسی و اقدام خواهد بود
• صورتجلسه کمیته پس از تشکیل جلسه با امضای دبیر کمیته جهت تمامی اعضاء ارسال خواهد شد

اسامی اعضای کمیته راهبری سیستم جامع دریایی
بر اساس احکام صادره در زمستان ۱۳۸۷ توسط جناب آقای ایزدیان، معاون محترم امور دریایی:

تاریخ تهیه: اسفند ۱۳۸۷

نسخه نهایی

معاونت امور دریایی

و اداره کل آمار و فن‌آوری اطلاعات