تاریخچه نظام پیشنهادها : شروع فعالیت اولین نظام پیشنهادها به ۱۰۰ سال قبل در اسکاتلند برمیگردد . آقای ویلیام دنی اسکاتلندی سازنده کشتی از کارکنانش خواست پیشنهاداتی در زمینه کاهش هزینه های ساخت کشتی ارائه دهند .
در کشور آمریکا یکی از کارکنان کارخانه کداک بنام ویلیام کونورز در سال ۱۸۹۸ با ارائه پیشنهادی در زمینه صرفه جویی انرژی دو دلار پاداش دریافت کرد . پیشنهادش این بود که با تمیز کردن شیشه پنجره ها نور بیشتری به اتاق های می تابد و روشن تر می شوند . آقای فرانک لاوجونز که بعداً به عنوان مدیر عامل شرکت کداک منصوب شد این پیشنهاد را تصویب کرده بود.
در سال ۱۹۰۵ شرکت صنابع نساجی ژاپنی بوسکی* با نصب صندوق های پیشنهادها به تقلید از سازمانهای آمریکایی به دنبال استقرار نظام پیشنهاد برآمد .
در جلسه ای که با حضور مدیران ۲۱ سازمان بهداشتی و درمانی در سال ۱۹۹۷ در شهر بوستون آمریکا برگزار گردید هدف اصلی نظام پیشنهادها را تشویق ، قدردانی و پاداش دهی به کارکنان بخاطر دادن پیشنهادهای خلاقانه ، مبتکرانه و مشکل گشایی تعریف کردند .
اصطلاح نظام پیشنهاد کارکنان یعنی تلاشهای مختلف سازمان به منظور دریافت و بکارگیری نظرات کارکنان به امید موفقیت هایی در زمینه صرفه جویی اقتصادی ، بهبود کیفیت محصول ، کارآیی محیط کار و خدمات بهتر به مشتری یا بهبود شرایط است . این تلاشها می تواند از نصب ساده یک صندوق پیشنهاد در محل های مختلف سازمان برای آگاهی از نظرات کارکنان باشد . پیشنهادهای ارائه شده نیز می تواند پیشنهادی ساده در رابطه با بهبود کیفیت زندگی کاری مانند نصب یک آبسرد کن در راهرو ادارات تا رفع اشکالاتی که می توانند سالیانه هزاران دلار صرفه جویی اقتصادی بدنبال داشته باشد .
مطالعه صورت گرفته توسط انجمن *(EIA) که در هفته صنعت انتشار یافت نشان می دهد با استقرار نظام پیشنهادها انتظار میرود در شرکتها سالیانه به ازای هر نفر ۳۵۰ دلار صرفه جویی صورت گیرد . شرکتهایی با نظامهای پیشنهاد کارآمد می توانند از کارکنان پیشنهادهایی مفید و ارزشمندی دریافت کنند که موجب کاهش هزینه ها ، افزایش درآمد ، بهبود کارآیی یا ارائه محصولات و خدمات بهتر شود .
چارلز مارتین **نویسنده کتاب نظامهای پیشنهاد کارکنان : ارتقاء بهره وری و سود می گوید ” کارکنان بصورت گروهی بهتر کار می کنند و می توانند پیشنهادهای جمعی خوبی ارائه نمایند و گاهی اوقات فراتر از حوزه کاری و مانند مدیریت بیاندیشند . مطالعات کارخانجات آمریکایی *** در سال ۱۹۹۷نشان می دهد علیرغم وجود این توان و انرژی در کارکنان میانگین ارائه پیشنهاد به ازای هر دو نفر در سال یک پیشنهاد است در حالیکه این رقم سالیانه برای کارکنان ژاپنی ۹ فقره پیشنهاد و در شرکت تویوتا ۵۰ پیشنهاد به ازای هر نفر در سال می باشد .
مقایسه آماری نظام پیشنهادها در سال ۱۹۹۵*
| موضوع | آمریکا | ژاپن |
| میانگین سالیانه ارائه پیشنهاد به ازای هر نفر | ۱۶/۰ فقره | ۵/۱۸فقره |
| درصد پذیرش پیشنهادها | ۳۸ درصد | ۷/۸۹ درصد |
| درصد مشارکت کارکنان | ۷/۱۰ درصد | ۳/۷۴ درصد |
| میانگین پاداش به ازای هر پیشنهاد | ۴۵۸ دلار | ۴ دلار |
| صرفه جویی خالص اقتصادی هر پیشنهاد | ۵۵۸۶ دلار | ۱۷۵۰ دلار |
| صرفه جویی خالص به ازای هر نفر | ۳۳۴ دلار | ۳۲۴۹ دلار |
بعضی از شرکتها تصور می کنند با برقراری ارتباط باز میان کارکنان و مدیریت می توانند بصورت غیر رسمی پیشنهاد های بهبود کیفیت دریافت کنند . در حالیکه کارشناسان معتقدند استقرار رسمی نظام پیشنهادها ، کارکنان را تشویق به تفکر منطقی درباره کارشان می کند و از آنها می خواهند تا در فرآیندهای کاری سازمان مشارکت نمایند . نظام پیشنهاد به کارکنان این احساس را می دهد که عقایدشان برای سازمان ارزشمند است در نتیجه موجب افزایش انگیزش ، وفاداری و تقویت گروههای کاری میان کارکنان حتی تا پایین ترین رده های سازمانی می شود . دریافت پیشنهاد از کارکنان یکی از مهمترین اولویت های هر سازمانی باید باشد زیر هر پیشنهاد ممکن است در آینده ۰۰۰/۱۰ دلار یا ۰۰۰/۱۰۰ دلار صرفه جویی اقتصادی داشته باشد .
آقای روبرت . اف . بل می گوید * “ هدف یک نظام پیشنهاد موفق فراهم سازی منبعی از ایده ها و تفکر خلاقانه همه کارکنان برای بهبود فرآیندهای کاری و تولید کالا و ارائه خدمات بهتر است ” او می گوید ” لازمه اینکار درک صحیح هر نفر از فرآیند کار ، حمایت مدیریت از این نظام ، تشویق و پاداش دهی مناسب و حصول اطمینان از بی پاسخ ماندن هر پیشنهاد است . عوامل چهارگانه موفقیت نظام پیشنهاد کارکنان عبارتند از :
- حمایت مدیریت ** : اشتیاق و علاقه مندی مدیریت عالی سازمان به نظام پیشنهادها اولین عامل موفقیت محسوب می شود . در صورت پیامدهای مثبت این نظام مدیریت باید تعهد و علاقه خود را نشان دهد . اگر کارکنان در جریان رسالت و ماموریتهای سازمان قرار گیرند به احتمال زیاد پیشنهادهایی می دهند که به تحقق اهداف کمک می کند عامل دیگری که باعث حمایت مدیریت عالی سازمان از این نظام پیشنهادها می شود عدم احساس تهدید از سوی این نظام است ، لازم است مدیران بطور مرتب نتایج مثبت و پیشرفت نظام پیشنهادها را در جلسات به اطلاع دیگران برسانند و خودشان نیز پیشنهاد بدهند هرچند مشمول دریافت پاداش نباشند .
- ساختار برنامه ***: کارشناسان توصیه می کنند مسئولیت پیشرفت و اجرای برنامه به عهده دبیر نظام گذاشته شود . آئین نامه نظام پیشنهادها باید به نحوی تدوین شود که کارکنان با توجه به تجربیات خود تشویق به ارائه پیشنهادهای سازنده شوند .
هدف واقعی ساختار برنامه دریافت هرچه بیشتر پیشنهاد از سوی کارکنان و بهبود کیفیت پیشنهادها از طریق تشویق کارکنان و دادن بازخورد به آنان است .
آقای بل در ادامه می گوید ” نکته مهمی که وجود دارد تدوین آئین نامه های شفاف و روشن است که همه ابعاد نظام پیشنهاد در آن لحاظ شده و مطمئن شود که هم مدیران و هم کارکنان آنرا به خوبی فهمیده اند . “
- برنامه ملموس و عینی * : از کارکنان نمی توان انتظار مشارکت در نظام پیشنهادها داشت بدون آنکه از برنامه های آن آگاه باشند . کارشناسان توصیه می کنند هنگام شروع فعالیت این نظام باید اطلاع رسانی گسترده از طریق خبرنامه و اطلاعیه صورت گیرد . کارکنان باید پیشنهادهایی بدهند که سازمان و مدیریت خواهان اجرای آن باشد . نظام پیشنهادها باید تبلیغ و اطلاع رسانی را گسترش دهد ، بعنوان مثال باید فهرست پیشنهادهای گذشته و نتایج حاصله را در قالب خبرنامه منتشر کند یا با اختصاص یک خط تلفن آزاد ، پست الکترونیکی یا وب سایت ، بطور شبانه روز آماده دریافت پیشنهاد باشد . نکته مهمی که وجود دارد اینکه پس از استقرار نظام پیشنهادها نباید شور و نشاط کارکنان در دادن پیشنهاد کاهش یابد .
- قدردانی و پاداش ها** : قدردانی از پیشنهاد دهنده و پاداش دهی به پیشنهادهای سازنده از عناصر مهم موفقیت در نظام پیشنهادها شناخته می شود . اگر به پیشنهادهای کارکنان پاسخ به موقع و واکنش مناسب داده شود به احتمال زیاد میزان مشارکت آنان در آینده افزایش خواهد یافت . کارشناسان توصیه می کنند جدول زمانی برای بررسی ، قبول یا رد یک پیشنهاد تدوین کنید . حداکثر زمان برای اعلام وصول پیشنهاد به فرد از طریق سیستم های الکترونیکی ۲۴ ساعت و از طریق روشهای سنتی مانند نامه نگاری تا یک هفته می باشد و نتیجه ارزیابی پیشنهاد حداکثر ظرف یک ماه به اطلاع فرد رسانده شود . حتی اگر پیشنهادی مورد قبول قرار نگرفت باید از فرد به نحو شایسته قدردانی شود.پاداش دهی به کارکنانیکه برای اولین بار پیشنهاد می دهند مفید است . این پاداشها می تواند یک چتر ، تی شرت ، سالنامه ، خودکار شیک و … باشد .
انتشار نتایج مثبت پیشنهادهای دریافتی در سازمان گامی موثر برای مشارکت سایر کارکنان است و برای اینکار می توان سالیانه از کلیه افرادی که پیشنهاد شان پذیرفته شده است، به صرف شام دعوت بعمل آورده و در آن ضیافت نتایج پیشنهادها تشریح شود . بسیاری از شرکتها پاداشهای خاصی برای پیشنهاد دهندگان در زمینه بهبود فرآیندها یا صرفه جویی اقتصادی در نظر میگیرند از جمله بخشی از سود حاصل از آنرا بین پیشنهاد دهندگان تقسیم می کنند . کارشناسان توصیه می کنند برای نتیجه گیری مطلوب لازم است اجرای بعضی از پیشنهادها را به فرد پیشنهاد دهنده محول کنید . پاداش دهی و اعطاء جوایز میان پیشنهاد دهندگان گاهی می تواند منجر به رنجش و بروز حسادت میان سایرین شود. بنابراین باید هنگام انتخاب پیشنهاد به معیارهایی همچون نوآوری و ابتکار در پیشنهاد بعنوان ملاک ارزیابی توجه کرد .
در بعضی از سازمانها دبیر نظام پیشنهادها با انبوهی از پیشنهادها مواجه است در حالیکه در بعضی دیگر دبیر نظام پیشنهادها از بیکاری مگس می پراند . پس تفاوت این سازمانها در چیست ؟ پاسخ این است تفاوتی میان کارکنان وجود ندارد بلکه اختلاف به نوع کیفیت رهبری مدیران آنهاست . دلایل زیادی وجود دارد که باعث می شود نظام پیشنهادها نتواند تاثیر مثبتی میان کارکنان داشته باشد . بعضی از این دلایل عبارتند از :
- اگر کارکنان احساس کنند نظام پیشنهادها نمایشی است و مدیریت سازمان اعتقادی به آن ندارد لذا ممکن است با اکراه پیشنهاد دهند .
- اگر فرد احساس کنند دادن پیشنهاد به معنی دخالت در وظیفه دیگران است و یا از سوی روساء مورد بازخواست قرار گیرد .
- واکنشهای نامناسب به فرد مانند بی توجهی به پیشنهاد، رفتارهای سرد یا عدم پاسخگویی به موقع به پیشنهاد دهنده .
- قانع نشدن فرد به دلایل رد پیشنهادش .
- فرد احساس کنند در پذیرش پیشنهادها پارتی بازی می شود .
- اعطاء پاداش ها جزیی و جوایز بنجل
Source :
۱) http : // www.answers .com/topic/employee-suggestion-system?cat=biz-fin .
۲) http : // www.stuf bangkok . net/index.php? id=1020
Kanebucki Boseki Textile Company .*
Employee Involevment Association (EIA).*
Charles Martin : Employee suggestion systems : Boosting productivity and profits .**
Survey of American manufactures .***
Alan.G.Robinson & sam sterm (199۷) corporate creativity .*
Robert . F.Bell wrote in IIE solutions .*
